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秘书科发文办理流程
日期:2010-12-27 发布人:

拟稿人自审    核稿人     负责发文部门

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拟稿——→审核——→复核—→校对—→签发—→缮印

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不合格文稿←——————————————签发人审核

发放

发文办理流程主要包括:拟稿、审核、复核、校对、签发、缮印七个步骤。

一、拟稿

一般包括发文部门起草和有关单位起草两个方面。起草公文应把握好以下几个环节:

1.明确主题。领会领导制发文件的意图、政策依据和目的要求,确定文件题目,明确文种、发文单位和发文范围。

2.收集素材。围绕主题,学习党的有关文件,了解情况,收集资料。做到情况明了、材料翔实,数据准确。

3.拟定提纲。在积累素材及体式之后,拟定提纲,以达到中心突出,层次分明,结构严谨,符合公文格式的要求。

4.认真撰写。文件内容全面、准确地反映客观实际,符合党的路线、方针、政策和有关法律、法规及上级领导机关的有关指示、规定。做到重点突出,观点鲜明,结构严谨,条理清晰,文字精练,标点准确,篇幅力求简短。

二、审核

审核是公文文稿草拟之后,呈送领导签发之前的一个重要环节,一般由起草单位主管领导负责,文稿经审核,确保内容无误,符合行文要求后报区委主管领导阅签或上常委会讨论。审核文稿应注意以下几个方面:

1.确定是否有发文的必要。

2.文稿是否符合行文规则。

3.文稿的基本精神是否符合党和国家的政策、法律、法规,与其他同级部门发布的有关文件相一致。

4.文稿是否能够准确反映领导机关和领导同志的意见。

5.文稿中政策界限划分准确,提出的要求和措施是否切实可行,执行期限是否合理。

6.文稿中反映的情况是否翔实,重要情况和数据是否准确。

7.文稿的主题是否明确、突出,结构是否合乎逻辑,导语、段落、条目是否准确一致。

三、复核

复核,即发文部门在公文正式印制前,对影响公文质量的各个方面进行全面系统的复查。经区委主管领导签发或常委会讨论通过的文稿,报发文部门。(领导未签发或会议未通过的文稿属不合格文稿,应返回起草单位,按照领导意见作进一步修改、审核后再报区委主管领导阅签。)发文部门明确一名责任人填写公文处理登记表(附后),对来文内容进行复核,并明确文种、发文机关、主送机关、主题词、印制份数,确保无误后送区委文印室按正式文件格式排版,打印清样。如发现问题,确需对文稿进行实质性修改的,应征得签发人或起草单位负责人同意后,方可修改。

复核文稿应注意以下几个方面:

1.审批签发手续是否齐全。

2.公文管理信息是否准确。

3.附件材料是否齐全。

4.格式是否统一、规范。

发文办理登记表

编号

时间

文种

单位

题目

起草人

审稿人

领导意见

责任人

办理过程

文号

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

四、校对

编辑好的文件由发文责任人和部门领导负责进行校对,重点把握以下几个方面:

1.文种使用是否得体,公文用语是否妥当。

2.机密程度以及发文字号、签发人(指上行文)、文件标题、主送机关、发文机关署名、发文范围、发文时间、主题词标引是否准确,与文种要求是否一致。

3.文理是否通顺、简练、确切,标点符号的使用是否得当。

4.引语、人名、地名、专用名、数字等关键字句是否准确。

5.页码顺序是否正确,顺序号前后是否衔接。

6.文句是否简明通顺、语法是否准确。

7.字号、字体是否妥当。

8.附件是否前后一致。

五、签发

经责任人和部门领导校对后的文稿清样应符合正式发文要求,由责任人负责填写《文件签头》,确保填写项目准确无误后,附文稿清样按照发文规格报部门主管领导、区领导审核。对领导已签发的清样由责任人再次认真校核;对不符合要求的文稿按领导签署意见返回起草单位或发文部门作进一步修改。

文件稿纸

文种

 

发文字号

 

文件份数

 

文件标题

 

起草单位

 

起草人

 

审稿人

(部门领导)

 

缓急

 

密级

 

保密期限

 

收文时间

 

发放范围

 

秘书科(主管领导)意见:

 

 

                      年  月  日

区委(区政府)办公室意见:

 

 

                      年  月  日

区委(区政府)领导批示:

 

 

                                                         年  月  日

打印人

 

校对人

 

备  注

 

六、缮印

已签发的文稿审核无误后送打字室,编排文号,明确发文时间(以领导签发时间或会议通过时间为准),打印装订或填写文件送印单,明确返回时间、地点、份数,由值班室负责联系印刷厂印制。

七、发放

印制好的正式文件由发文部门审核无误后,通知收发室如期发放。打字室负责将正式文件、文件签头及清样存档,年终移交机要室。

 

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